Graduate Studies Coordinator//Coordonnateur.trice aux Études Supérieures

Posting 21-43  (Temporary full time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking a Graduate Studies Coordinator for a temporary full-time position.  Under the direction of the Director of Research and Graduate Studies and in partnership with the Registrar and Student Recruitment & Retention Offices, the incumbent will be responsible for the coordination of the recruitment, admissions and conversion practices of graduate students at Bishop’s University, as well as the accompaniment of these students through scholarship opportunities.

The Graduate Studies Coordinator works closely with various partners and entities to provide general administrative, operational, and coordination support for the success of graduate students, and may provide similar services to post-doctoral fellows. This role will require some travel (domestic and International) as required. This position has a work week of 32.5  hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required. This position will not exceed two years.

Nature of Duties & Responsibilities:

• Plan, organize and coordinate, in collaboration with colleagues in various sectors, activities in the higher education sector;
• Participate in the development and delivery of the graduate student recruitment campaign that promotes Bishop’s University’s academic programs and services to prospective graduate students;
• Respond to inquiries, correspond with potential graduate students, applicants, alumni, and members of the University community, and gather information on the University’s academic and non-academic programs;
• As required, support recruitment efforts specific to Grad Studies for the University, by attending educational fairs throughout Canada and abroad, virtually and in person.
  Conduct yield/conversion activities such as phone-a-thons, receptions, open houses, video outreach, and other initiatives and events;
• Responsible for the communications functions to prospective graduate students with a specific emphasis on the CRM Slate system, website, social media, email and other print and digital communications methods;
• Liaise with the Director of Research and Graduate Studies and members of the University’s Communications Office in the creation of promotional materials and information booklets/pamphlets;
• Participate in a variety of graduate student recruitment events and on-campus events (e.g. Open House, Meet & Greets, etc.);
• Boost the development and coordination of activities to stimulate the recruitment of graduate students;
• Assist with communication and liaison activities, and other research communication vehicles with regards to graduate studies (blogs, newsletters, etc.);
• Counsel prospective students about application process and admissions criteria;
• Liaise with graduate program Coordinators to review student applications to make University admission decisions and provides tracking and timely follow-up of student applications;
• Keep documentation updated such as student records, directories, procedure manuals, program templates, articulation agreements, transfer credit policies, bilateral agreements, etc.;
• Assist with admissions training;
• Support the Director of Research and Graduate Studies in implementing, operationalizing and evaluating training activities and internal funding competitions for graduate studies;
• Supports the smooth running of graduate certificates and graduate programs;
• Coordinate graduate coaching activities, including those associated with postdoctoral fellows;
• Advise and support researchers in the development, design and funding of research projects and partnerships with regards to graduate studies and scholarships;
• Provide accounting updates as required with regards to graduate studies funding;
• Provide personalized support to students experiencing academic or personal difficulties in order to provide them with the resources to support the success of their training;
• Other tasks as assigned.

Qualifications & Requirements:

• Master’s degree;
• 1-3 years of relevant experience with graduate programs is preferred;
• Good knowledge of academic work in a university environment, and recognized experience in university research;
• Demonstrated leadership and innovation qualities and aptitudes for teamwork;
• Bilingualism (oral and written English and French);
• Excellent communication (oral and written) and highly refined interpersonal skills;
• Strong organizational, problem solving, and time management skills;
• Self-motivated and ability to work independently and with multidisciplinary teams;
• Strong computer proficiency using MS Office applications (Office 365 Suite, Word, Excel, PowerPoint), email, and electronic scheduling software;
• Flexibility;
• Ability to work independently;
• Ability to work flexible hours including weekends and evenings as required;
• Valid driver’s license and passport.

Classification:       Class 12    $26.04 to $33.99   per hour     (APBU – unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies and welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity, and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons with disabilities, women and LGBTQ2+.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by October 10, 2021  before 4:00 pm to careers@ubishops.ca.

Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca

AFFICHAGE 21-43  (Poste temporaire à temps plein)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un Coordonnateur.trice aux Études Supérieures  pour un poste temporaire à temps plein. Sous la direction du ou de la Directeur.trice de la Recherche et des Études Supérieures et en partenariat avec les Bureaux du Registraire et du Recrutement et de la Rétention des étudiant.e.s, le titulaire sera responsable de la coordination du recrutement, de l’admission et des pratiques de conversion des étudiant.e.s des études supérieures à l’Université Bishop’s, ainsi que l’accompagnement de ces étudiant.e.s dans le cadre d’opportunités de bourses.

Le ou la Coordonnateur.trice aux Études Supérieures travaille en étroite collaboration avec divers partenaires et entités pour fournir un soutien administratif, opérationnel et de coordination pour la réussite des étudiant.e.s des études supérieures et peut être appelé.e à fournir des services similaires aux stagiaires postdoctoraux. Ce rôle nécessitera certains déplacements (domestiques et internationaux) au besoin.

La semaine de travail est de 32.5 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles. Ce poste ne dépassera pas deux ans.

Nature des tâches:

• Planifier, organiser et coordonner, en collaboration avec des collègues de divers secteurs, des activités dans le secteur des études supérieurs;
• Participer à l’élaboration et au déploiement de la campagne de recrutement d’étudiant.e.s diplômé.e.s qui fait la promotion des programmes et services universitaires de l’Université auprès des futur.e.s étudiant.e.s des études supérieures;
• Répondre aux demandes de renseignements, correspondre avec des étudiant.e.s diplômé.e.s potentiels, des candidat.e.s, des étudiant.e.s du passé, des membres de la communauté universitaire et rassembler des informations sur les programmes académiques et non académiques de l’Université;
• Au besoin, soutenir les efforts de recrutement spécifiques aux études supérieures pour l’Université, en assistant à des foires éducatives partout au Canada et à l’étranger, virtuellement et en personne.
• Mener des activités telles que des campagnes téléphoniques de sollicitation de fonds, des réceptions, des journées portes ouvertes, de la prospection vidéo et d’autres initiatives et événements;
• Responsable des activités de communications avec les futur.e.s étudiant.e.s des études supérieures en mettant l’emphase sur le système Gestion de la relation client (GRC) Slate, le site Web, les médias sociaux, le courrier électronique et d’autres méthodes de communication imprimées et numériques;
• Assurer la liaison avec le directeur ou la directrice de la recherche et études supérieures et les membres de l’équipe du bureau des communications de l’Université dans la création de matériel promotionnel et de brochures/dépliants d’informations;
• Participer à une variété d’événements pour recruter des étudiant.e.s aux études supérieures et participer dans des événements sur le campus (ex : portes ouvertes, rencontres, etc.);
• Accroître le développement et la coordination d’activités pour stimuler le recrutement des étudiant.e.s diplômé.e.s;
• Participer aux activités de communication et de liaison, et à d’autres méthodes de communication en lien avec les études supérieures (blogs, bulletins d’information, etc.);
• Conseiller les futur.e.s étudiant.e.s sur le processus d’inscription et les critères d’admission;
• Assurer la liaison avec les coordonnateur.trice.s des programmes d’études supérieures pour passer en revue les candidatures des étudiant.e.s afin de prendre des décisions d’admission à l’Université et assurer le suivi en temps opportun des candidatures des étudiant.e.s;
• Tenir à jour la documentation telle que les dossiers des étudiant.e.s, les répertoires, les manuels de procédures, les gabarits de programmes, les ententes d’arrimage, les politiques de transfert de crédits, les ententes bilatérales, etc;
• Supporter la formation d’admission;
• Appuyer le directeur ou la directrice de la recherche et des études supérieures dans la mise en œuvre, l’opérationnalisation et l’évaluation des activités de formation et des concours internes de subvention pour les études supérieures;
• Soutient le bon déroulement des programmes des études supérieurs;
• Coordonner les activités de coaching développemental pour les étudiant.e.s des études supérieures, y compris celles associées aux stagiaires postdoctoraux;
• Conseiller et supporter les chercheurs dans le développement, la conception et le financement des projets de recherche et de partenariats en matière d’études supérieures et de bourses;
• Fournir au besoin des mises à jour comptables en lien avec le financement des études supérieures;
• Fournir un support personnalisé aux étudiant.e.s en difficulté académique ou personnelle afin de leur fournir les ressources nécessaires pour soutenir la réussite de leur formation;
• Effectuer toutes autres tâches assignées.

Qualifications et exigences:

• Une maîtrise;
• 1 à 3 ans d’expérience pertinente avec des programmes d’études supérieures est préférable;
• Bonne connaissance du travail académique en milieu universitaire, et expérience reconnue en recherche universitaire;
• Qualités démontrées de leadership et d’innovation et aptitudes pour le travail d’équipe;
• Bilinguisme (oral et écrit);
• Excellentes capacités de communication (orale et écrite) et compétences interpersonnelles très raffinées;
• Solides compétences organisationnelles, de résolution de problèmes et de gestion du temps;
• Fait preuve de motivation et capacité à travailler de façon autonome et avec des équipes multidisciplinaires;
• Excellentes connaissances de Microsoft Office (suite Office 365 Word, Excel, PowerPoint), courriels et logiciels de planification électronique;
• Flexibilité;
• Capacité à travailler de manière autonome et à travailler des heures flexibles, y compris les week-ends et les soirs, au besoin;
• Permis de conduire et passeport valides.

Classification:       Classe 12    26.04$ à $33.99$    de  l’heure    (APBU – poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics et accueille les candidats qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion.  Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d’ici le 10 octobre 2021, 16 :00 à careers@ubishops.ca

Tel que prévu à la Convention Collective, priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca