Coordonnateur.trice Bureau de recrutement / Recruitment Office Coordinator

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Position Overview

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Job Description

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un.e Coordonnateur.trice – Bureau du Recrutement pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant au Gestionnaire du Recrutement Étudiant et de la Rétention des Étudiants, le titulaire coordonnera nos activités de recrutement hors campus, supervisera nos activités de recrutement sur le campus (y compris les journées portes ouvertes et la collation des grades) et dirigera le programme de tournée du campus. Les responsabilités pour les événements hors campus incluent, mais ne sont pas limitées à: la réservation d’événements, la préparation et l’expédition du matériel, et la coordination du calendrier de l’équipe de recrutement. Les responsabilités sur le campus comprennent la planification des réunions demandées et des visites de classe pour les futurs étudiants, la gestion des communications avec les étudiants et les familles, la coordination avec les services du campus (Résidence, Sécurité, Sodexo, B & G) et le personnel (faculté, administratif, sportif et associations étudiantes), pour veiller à ce que tous les visiteurs aient la visite la plus mémorable et percutante possible de notre campus.

Le titulaire devra aussi recruter pour l’Université, visiter des écoles secondaires et des cégeps et se présenter à de différents salons de l’éducation tel que requis, pour l’ensemble des régions sélectionnées du Canada, avec possibilité de recrutement à l’extérieur du pays. Le titulaire du poste devra également participer à la coordination des activités de recrutement et soutenir les opérations quotidiennes du Bureau de recrutement.

Ce poste a une semaine de travail de 32,5 heures du lundi au vendredi et comprend des heures de travail et des fins de semaine irrégulières.

Nature des tâches

·        Coordonner les réservations de visites d’écoles indépendantes, de foires, de tournées de recrutement, de lieux pour les réceptions d’étudiants hors campus, et fournir une contribution stratégique pour l’horaire global de l’équipe de recrutement et d’admission;

·        Recruter et coordonner l’équipe d’ambassadeurs étudiants, y compris planifier des visites guidées, organiser des sessions de formation et les informer des nouvelles informations de recrutement;

·        Coordonner les opérations administratives du Bureau du recrutement, y compris les rapports, la budgétisation, la réponse aux courriels, au téléphone et aux demandes de renseignements en personne; trier et répondre au courrier; gérer l’inventaire; commander et expédier des fournitures; organiser des visites scolaires sur et hors campus; préparer les dossiers touristiques; faire la saisie de données et autres tâches administratives et cléricales;

·        Fournir des informations générales sur les programmes et les politiques de l’Université ainsi que sur les procédures d’admission et d’inscription;

·        Participer au développement et la mise en œuvre des campagnes de communication de recrutement d’étudiants promouvant les programmes académiques et services de l’Université Bishop’s;

·        Répondre aux requêtes, correspondre avec les étudiants potentiels, écoles secondaires et CEGEPS, candidats, conseillers et membres de la communauté Bishop’s et recueillir les informations liées aux programmes académiques et non-académiques de l’Université;

·        Fournir un soutien pour les activités de rendement telles que le téléphone-a-thon, réceptions, portes ouvertes et la production des bulletins électroniques;

·        En collaboration avec les agents de recrutement et d’admission et le soutien des étudiants ambassadeurs, assurer le suivi rapide et efficace des étudiants éventuels, et faire en sorte que les Écoles Secondaires, Cégeps et Collèges reçoivent les plus récentes mise-a-jour d’informations en recrutement et admissions;

·        Soutenir et coordonner les fonctions des communications à l’Université, en mettant l’emphase sur les Sites web, medias sociaux et autres divers moyens de communication;

·        Effectuer du recrutement hors campus pour l’Université, visiter des Écoles Secondaires, Cégeps et se présenter à de différents Salons de l’éducation tel que requis, pour l’ensemble des régions sélectionnées du Canada, avec possibilité de recrutement à l’extérieur du pays.

·        Démontrer de la créativité et de la compétence dans l’utilisation des médias sociaux. Apporter de nouvelles idées pour les initiatives de recrutement, y compris les publications Web, courrielle, vidéo et de recrutement

·        Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

 Qualifications et exigences

·        Baccalauréat;

·        Minimum 2 années d’expérience pertinentes;

·        Excellente habileté de communication en français et en anglais

·        Excellentes aptitudes pour les relations publiques et le service à la clientèle avec une capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision;

·        Capacité d’Art oratoire dynamique et enthousiaste dans une variété de situations et de contextes;

·        Solides compétences de présentation, interpersonnelles et de communication;

·        Efforts légers et moyens régulièrement, et déplacements réguliers;

·        Volonté à travailler les fins de semaine et à des heures irrégulières;

·        Fort sens de l’initiative et excellente connaissance de Microsoft Office;

·        Passeport et permis de conduire valides;

·        Diplômé de l’Université Bishop’s est un atout.

Classification:       Classe 11    24.78$ à 32.32$    de  l’heure    (APBU – poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidat.e.s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion.  Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d’ici le 16 octobre 2022, 16 :00 à careers@ubishops.ca

Tel que prévu à la Convention Collective, la priorité sera accordée à un.e candidat.e interne qualifié.e. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat.e dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

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The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking a Recruitment Office Coordinator for a regular full-time position in the Recruitment Office.  Reporting to the Manager of Student Recruitment & Retention, the incumbent will coordinate and oversee our off-campus, on-campus and virtual recruitment events, (including Open House) and run the campus tour program. Responsibilities for off-campus events include, but are not limited to, booking off-campus events, preparing and shipping materials, and coordinating the recruitment team schedule. On-campus responsibilities include scheduling requested meetings and class visits for prospective students, handling all communication with visiting students and families, coordinating with campus services (residence, security, Sodexo, B&G) and people (faculty, staff, coaches & student groups) to ensure that all visiting guests have the most memorable and impactful visit to the campus possible.  The incumbent will also conduct off-campus and virtual recruiting for the University, visiting high schools, colleges, and attending educational fairs as required throughout selected regions of Canada, with a potential to recruit internationally as well. The incumbent will support the day-to-day operation of the Recruitment & Retention Office. This position has a work week of 32.5 hours from Monday to Friday and includes irregular work hours and occasional weekends.

Nature of duties and responsibilities

·        Coordinate the booking of independent school visits, fairs, recruitment tours, venues for off-campus student receptions, and provides strategic input for the overall schedule for the Recruitment team;

·        Recruit, train and coordinate the student ambassador team, including scheduling tours given by them, organizing training sessions and informing them of new recruitment information;

·        Coordinate the administrative operations of the Recruitment & Retention Office, including reporting, budgeting, answering email, phone and in-person inquiries; sorting and responding to mail; inventory management; ordering & shipping supplies; organizing on, off and virtual campus school visits; preparing tour folders; data input and other administrative tasks;

·        Provide general information concerning University programs and policies as well as admission and registration procedures;

·        Participate in the development and delivery of the student recruitment communications campaigns that promotes Bishop’s University’s academic programs and services to prospective students;

·        Respond to inquiries, corresponds with potential students, feeder schools, applicants, alumni, guidance counsellors, and members of the University community, and gathers information on the University’s academic and non-academic programs;

·        Provide support for yield activities such as phone-a-thons, receptions, open houses, and production of e-newsletters;

·        In collaboration with Recruitment and Admissions Officers and with support from student ambassadors when required, ensure that follow-up to prospective students is provided in a rapid and efficient manner, and that high schools, CEGEPs and colleges are given the most current recruitment and admissions information;

·        Support and coordinate the communications functions at the University with a specific emphasis on our CRM system, websites, social media, and various other communication mediums;

·        Conduct off campus recruiting for the University, visiting high schools, colleges, and attending educational fairs as required throughout selected regions of Canada, with a potential to recruit internationally as well.

·        Demonstrate creativity and proficiency in the use of social media communications, bringing fresh ideas for all recruitment initiatives, including web, video, email, and recruitment publications;

·        Other tasks as assigned.

Qualifications and Requirements

·        Bachelor’s Degree;

·        Minimum 2 years of relevant experience;

·        Excellent public relations and customer service skills and ability to work independently with little supervision;

·        Strong organizational and time management skills

·        Dynamic public speaking in a variety of situations and settings

·        Strong presentation, interpersonal, and communication skills

·        Light and medium exertion, and irregular travel;

·        Willingness to work weekends and irregular hours;

·        Strong sense of initiative and excellent knowledge of Microsoft Office;

·        Valid driver’s license and passport;

·        Bishop’s University graduate preferred.

·        Excellent verbal and written communication skills in both English and French.

Classification:       Class 11    $24.78 to $32.32   per hour     (APBU – unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by October 16, 2022  before 4:00 pm to careers@ubishops.ca.

Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca

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